Tablas múltiples
Si se ha creado un informe que posee datos de dos o más tablas, desde una base de datos en los
formatos soportados, tendrá que vincular durante el proceso de elaboración del informe (antes de
agregar el contenido al informe).
Agregar y vincular tablas múltiples
- Elegir el comando Asistente de base de datos, del menú Base de datos (aparece el cuadro
de diálogo Asistente de base de datos).
- En la ficha Datos, se deben seleccionar las tablas que se desee agregar al informe (aparece
la ficha Vínculos en el Asistente de base de datos.
- Hacer click en la ficha Vínculos para que se muestren las bases de datos disponibles
actualmente para establecer vínculos.
- Para crear los vínculos manualmente, de debe arrastrar un campo de una tabla hasta un
campo de otra tabla. Si no se tiene éxito en la creación del vínculo, se recibe un mensaje.
- Aceptar, para finalizar el asistente.
Campos
Muchos de los datos que se pueden insertar en el informe son campos de base de datos seleccionada.
Éstos mostrarán los datos tal como están almacenados en la base de datos.
Para insertar campos se debe seguir el siguiente procedimiento:
- Ir a la barra de herramientas estándar, clic sobre Explorador de campos.
-
- Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
- Expandir la carpeta Campos de base de datos, para ver todas las tablas seleccionadas
en las bases de datos.
- Expandir las tablas de forma individual para ver todos los campos que contienen.
- Hacer clic sobre el campo que se quiere insertar en el informe.
- Hacer clic sobre el botón Examinar para revisar los valores del campo seleccionado.
- Hacer clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe, o bien, hacer clic y
arrastrar hasta un lugar deseado, preferentemente en la sección "Detalles".
Campos de fórmula
Si se quieren desplegar datos que son valores calculados, tendrá que crear un campo de fórmula
y ponerlo en en informe, similarmente a lo anterior (arrastrar hasta el lugar deseado, o insertarlo).
Se cuenta con un amplio espectro de fórmulas disponibles para la creación de éstas. Las cuales
pueden ser programadas o creadas según el lenguaje crystal, integrado al programa, o bien,
utilizando la sintáxis de Basic (Visual Basic).
Ejemplos
{cliente.Nombre del cliente}, {proveedor.Nombre del proveedor}
"Entre comillas", "separados por comas"
+ (sumar), / (dividir), -x (negativo)
- Funciones (las funciones realizan cálculos tales como promedio, suma y conteo. La
funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan según su uso).
Round (x), Trim (x)
"If" y "Select", ciclos "For"
- Valores de campo de grupo (Por ejemplo, se pueden usar valores de campo de grupo
para buscar el porcentaje del total general aportado por cada grupo).
Average (campo, Cpocond), Sum (campo, Cpocond, "condición")
- Mezcla de muchos parámetros:
If ({cliente. NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2] = "Ab") Then "TRUE"
Else "FALSE"
If ({cliente. NOMBRE DEL CLIENTE}) [1 to 2] = "Ab" and ToText({cliente.
ID DEL CLIENTE}) [1] = "6"
or ({cliente. NOMBRE DEL CLIENTE}) [1 to 2] = "Ba" and
ToText({cliente. ID DEL CLIENTE}) [1] = "5" Then "elegido" Else "no elegido"
Campos de enunciado SQL
Éstos son como fórmulas, pero escritos en SQL, y no en el lenguaje de fórmula de Crystal Reports. Los enunciado de SQL son usados, entre otras cosas, para obtener un conjunto específico de datos de una base de datos, pudiendo ordenar, agrupar y seleccionar datos, basándose en campos de enunciados SQL.
Los campos de enunciado SQL, son de utilidad a la hora de optimizar el rendimiento de los informes, ya que las tareas que ejecutan se realizan normalmente en el servidor de la base de datos, en contraposición con una fórmula regular que a veces se ejecuta en el equipo local.
Tanto la sintaxis Crystal (nativa de Crystal Reports), como la sintaxis Basic permiten mejorar y precisar las fórmulas de tal forma que sería difícil o imposible hacerlo con SQL. En algunas circunstancias, sin embargo, la creación y el uso de campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes.
Crear un campo de enunciado SQL
- Ir a la barra de herramientas estándar, hacer clic en Explorador de campos.
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- Aparece el cuadro de diálogo Explorador de campos.
- Ir hasta Campos de enunciados SQL. Hacer clic en Nuevo.
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- Aparece el cuadro de diálogo Nombre del enunciado SQL.
- Escribir el nombre en el cuadro Nombre, y Aceptar.
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- Aparece el Formula Workshop con el Editor de enunciados SQL activo.
- Escribir el enunciado en el Editor de enunciados SQL.
- Guardar.
Campos de parámetro
Sirven para solicitar al usuario de un informe que especifique información. De esta manera se crear un campo de parámetro. Los parámetros son como preguntas que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La información que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe.
Los parámetro pueden ser creados con datos fijos (estáticos), dinámicos si los datos experimentan cambios, o en forma de cascada, donde le usuario del informe selecciona de una lista desplegable aquello que desea ver.
Vista previa y exportación de reportes/informes
El informe puede ser visto de antemano en la pantalla (con el comando CTRL+R), imprimir en papel, o se exportado a uno de los diversos formatos de archivo soportados:
- .pdf, siguiendo:
Archivo > Exportar > Exportar Informe.
- .rtf de Microsoft Word, .xls de Microsoft Excel (en dos versiones, una de sólo datos y la otra convencional), .CSV o texto (.txt), siguiendo:
Archivo > Exportar > Opciones de exportación de informes...
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